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大量の情報を瞬時に引き出せる!文書管理ソフトの便利な機能とは

文書管理ソフトの主な3つの機能

単体ソフトにも引けを取らない文書作成機能

一昔前の文書管理ソフトは、本当に管理をするだけで、新規文書の作成ができない場合もありました。しかし最近のものは、単体ソフトにも引けを取らないほどの文書作成がしやすくなっています。入力方法も複数選べますし、文字だけでなく画像や動画を扱うことができるソフトも増えてきました。

検索を含めたファイリング機能

文書管理ソフトの肝は、ファイリング機能と検索機能にあります。この二つの機能があるからこそ、必要なときに必要な文書を見つけ出して使うことができるのです。文書量が膨大になればなるほど、これらの機能の重要性が増すのは当然のことです。

各種セキュリティ機能も充実

企業活動で使うことが多くなる文書管理ソフトですから、どんなソフトでも大なり小なりセキュリティ機能は持っています。データ破損や改ざん時にも困らないようにバックアップが取れたりと、安全面にも気を使って作られています。

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この点は気を付けたい!文書管理ソフトを選ぶ時のポイント

文書管理ソフトを選ぶときには、自分たちの欲する機能が備わっているかどうかに着目しましょう。一口に文書管理ソフトと言っても、本当に多種多様です。ワープロソフトや表計算ソフトのように、どれを選んでも大差ないというわけではありません。特に無料で公開されているフリーソフトと、高価な業務用のソフトでは、できることに差が生まれます。これだけは外せないという機能をピックアップして、その機能を持っているものの中から選ぶのが正解です。

良い文書管理ソフトの条件とは

どんなソフトを選べばいいかは難しいですが、サポート体制がしっかりしている会社の製品は選ばれやすくなっています。どれだけ豊富な機能が搭載されていてできることが多くても、サポートが適当なら優良ソフトだとは言えなくなります。長期間使っていくものですから、サポート体制の充実は条件の一つに挙げておくのがいいでしょう。特にペーパーレス化をしている企業なら、文書管理ソフトにトラブルが発生した場合、すべての業務がストップしてしまうことも考えられます。

分からないことは業者に確認しよう

ソフトの機能について疑問点があるなら、業者に問い合わせをして確認してみるといいでしょう。その時に、どのような回答をくれたかで、サポート体制の充実度も予測することができます。また、最近は多くのソフトに試用期間が設けられています。実際に一度自分たちで使ってみるというのは、後悔しない一つの素晴らしい方法となるはずです。

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